Personvernerklæring Skarven Sameie

(02.01.2019)

I forbindelse med administrasjon og drift av sameiet behandler styret personopplysninger om andelseiere, andre beboere, styremedlemmer, ansatte hos samarbeidspartnere og lignende. Nedenfor finner du informasjon om behandling av personopplysninger i sameiet, herunder hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor sameiet gjør dette og de registrertes rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene i sameiet er Skarven Sameie ved styreleder Espen Søreng. Organisasjonsnummer 914 720 583

Postadresse: Michael Krohns gate 47, 5057 BERGEN

Epost: skarven.espen@gmail.com

1.   Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hvilken informasjon samler vi inn

Som et eierseksjonssameie (sameie) er vi pliktig til å følge lovregler som blant annet finnes i eierseksjonsloven. I medhold av eierseksjonsloven har vi også utarbeidet vedtekter for sameiet som vi må følge. Utgangspunktet vårt er at vi ikke skal behandle flere personopplysninger enn det som er nødvendig for å oppfylle behandlingens formål. Vi skal også så langt mulig unngå å behandle særskilte (sensitive) personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om hvilke personopplysninger vi har om deg.

Personopplysninger om andelseierne

 Opplysningene som behandles er:

-          Kontaktinformasjon som navn, adresse, epost, telefonnummer

-          Opplysninger om andelen, som advarsler, klager og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse

-          Vi kan behandle særlige kategorier av personopplysninger om deg, slik som f.eks. helseforhold dersom du gir oss denne informasjonen, og ved inngåelse av eventuelle særavtaler

Vi behandler informasjonen for å administrere og forvalte sameiet, herunder:

·         Utarbeidelse av årsrapport, styre- og generalforsamlingsprotokoll

·         Andelsfortegnelse over andelseiere

·         Eventuelle klagesaker om god skikk og lignende

·         Oversendelse av opplysninger til forretningsfører

·         Administrere og vurdere forkjøpsrett, utleie og godkjennelse nye andelseiere

·         Bortfall av bruksrett ved for eksempel oppsigelse, salgspålegg eller pålegg om fravikelse

·         Administrering av sosiale medier og eventuell annen korrespondanse med deg, for eksempel i forbindelse med dugnadsarbeid

Behandlingen skjer fordi den er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse for styret til å sørge for vedlikehold og drift av eiendommen, og ellers forvaltningen av sameiets anliggender i samsvar med lov, vedtekter og beslutninger på årsmøtet, slik det fremgår av eierseksjonsloven § 57.

Vi behandler også personopplysningene for å ivareta eierseksjonssameiets interesse av forsvarlig drift av eierseksjonssameiet. Behandlingen er nødvendig for at styret skal oppfylle sine plikter som forvalter av eierseksjonssameiet.

Tidligere andelseiere

Opplysningene som behandles er utestående felleskostnader og oversikt over andelseierskap, samt kontaktopplysninger.

Vi behandler informasjonen for å få betalt felleskostnader. Vi behandler informasjonen om andelseierskap for å ha oversikt over hvem som har eid andelen. Dette er viktig informasjon når vi eventuelt skal få klarlagt eventuelle tidligere saker om bygg og tekniske utførelser i boligen.

Behandlingen skjer med grunnlag i berettiget interesse fordi det er nødvendig for å ivareta sameiets interesse i å ha forsvarlig økonomi.

Opplysningene er innhentet BOB

Personopplysninger om leiere/andre brukere av boligen

Opplysningene som behandles er navn, adresse, epostadresse, telefonnummer og personopplysninger som eventuelt fremkommer av den enkelte henvendelse.

Vi behandler informasjonen for å godkjenne eventuell utleie, samt for å besvare korrespondanse og forvalte sameiet.

Behandlingen er nødvendig både for å oppfylle en rettslig forpliktelse (eierseksjonsloven) samt ivareta sameiets interesse av forsvarlig drift av sameiet.

Opplysningene er innhentet fra andelseier.

Personopplysninger knyttet til e-postkommunikasjon med andre

Opplysninger som behandles er navn, epostadresse, samt eventuelle personopplysninger som fremgår av kommunikasjonen.

Behandlingen skjer på grunnlag av en interesseavveining. Behandlingen er nødvendig for å besvare henvendelsen og i forbindelse med den daglige driften av sameiet. Sammenholdt med arten personopplysninger som behandles, vurderer vi det slik at personvernhensyn ikke overstiger denne interessen.

Opplysningene er innhentet fra e-post kommunikasjon.

Styremedlemmer

Opplysninger som behandles er kontaktopplysninger, opplysninger om styreverv og styrehonorar.

Behandlingen skjer med grunnlag i eierseksjonsloven. Styret har ansvar for å forvalte sameiet og slik behandling er således nødvendig.

Opplysningene er innhentet fra BOB

Sameiets nettside

Nettsiden har adresse http://skarven.org . Denne siden bruker ikke informasjonskapsler (cookies) og innhenter ikke noen personopplysninger.

Sosiale medier

Sameiet har en lukket Facebook gruppe som heter «Skarven Sameie». Her gjelder de regler som enhver tid gjelder for Facebook. Informasjon og bilder som identifiserer andelseiere her skal klareres med de involverte og slettes på forespørsel.

2.   Utlevering av personopplysninger til andre

Sameiet gir ikke personopplysningene videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Vi utleverer personopplysninger til vår forretningsfører BOB, offentlige registre slik som Brønnøysundregistrene og Kartverket.

Sameiet bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på sameiets vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.  Vi benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

Forretningsføreravtale med BOB

3.   Lagringstid

Sameiet lagrer personopplysninger så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Opplysninger om andelseier lagres så lenge andelseieren er andelseier, og det ikke er noe økonomisk mellomværende eller at det skal fastlegges et rettskrav. Kontaktopplysninger og opplysninger om eierskap til andelen slettes ikke. Opplysninger om leietakere slettes når leieforholdet er opphørt, det ikke er noe økonomisk mellomværende og det ikke skal fastlegges noe rettskrav.

I henhold til eierseksjonsloven skal det føres generalforsamlingsprotokoll og protokoll over styresaker. Personopplysninger som fremkommer her slettes ikke.

4.   Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har etter Personopplysningsloven og Personvernforordningen flere rettigheter knyttet til sameiets behandling av personopplysninger om deg, herunder:

a)      Rett til innsyn

b)      Rett til korrigering

c)       Rett til sletting

d)      Rett til begrensning av behandling

e)      Rett til innsigelse

Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du kontakte styreleder i Sameiet

 

For å være sikre på at vi gir tilgang til dine personopplysninger til riktig person vi vil kunne be deg om å bekrefte identiteten din eller oppgi ytterligere informasjon, før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss.

5.   Klager

Dersom du mener at vi ikke har overholdt dine rettigheter i henhold til personopplysningsloven, har du rett til å klage til den aktuelle tilsynsmyndigheten. Dette gjøres ved å sende klage til Datatilsynet, kontaktinformasjon er tilgjengelig på www.datatilsynet.no.

6.   Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre behandling eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes på Sameiets hjemmeside http://skarven.org